Apostille는 공증(notarization)이 아닙니다｜서류에 적히는 영어와 확인 범위

해외에 서류를 낼 때 아포스티유(Apostille)를 받아 오라는 말을 듣습니다. 그런데 메일에는 notarized라고 적혀 있고, 담당자는 legalisation을 말합니다. 셋은 다른 절차입니다. 무엇이 어떻게 다른지, 그리고 제출처에 뭐라고 써서 보내야 하는지 협약 원문으로 정리했습니다.

증명하는 것은 서명과 직인입니다

협약은 확인 범위를 못 박아 두었습니다. 서명이 진짜인지, 서명한 사람이 그럴 자격이 있었는지, 찍힌 도장이 같은 것인지입니다.

내용이 사실인지는 여기에 들어 있지 않습니다. 성적이 맞는지, 경력이 맞는지는 서류를 발급한 기관이 책임지는 부분입니다.

우리나라는 2007년에 이 협약에 들어왔습니다. 그때부터 가입국에 낼 서류는 영사관을 거치지 않아도 됩니다. 대신 정해진 양식의 증명서를 붙입니다.

notarization과 legalisation은 다른 단계입니다

서류 메일에서 세 단어가 섞여 나옵니다. notarization은 공증인이 서명을 확인해 주는 단계입니다. 우리말로 공증입니다.

apostille는 그다음입니다. 그 공증인의 서명과 도장이 진짜인지 발행국 기관이 확인해 붙입니다. 순서가 있습니다. 공증이 먼저입니다.
legalisation은 협약 밖 경로를 말합니다. 우리말로는 영사확인입니다. 협약에 들어온 나라끼리는 이 절차가 서로 면제됩니다.

종이에 찍히는 표제도 영어가 아닙니다. 협약은 Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)을 프랑스어로 적게 정해 두었습니다. 크기는 한 변이 9cm 이상인 사각형입니다.

대상에서 빠지는 문서가 둘 있습니다

협약이 다루는 문서는 크게 넷입니다. 법원 관련 문서, 행정문서, 공증인이 만든 증서, 그리고 사서증서에 붙는 공적 기술서입니다.

빠지는 것도 분명히 적혀 있습니다. 외교ㆍ영사기관이 만든 문서와 상사ㆍ세관 사무에 직접 관련된 행정문서입니다. 여기 걸리면 다른 길로 가야 합니다.

무역 서류가 여기서 자주 걸립니다. 원산지증명서나 통관 서류는 상사ㆍ세관 사무에 해당해 협약 대상이 아닙니다. 이럴 때는 제출처가 요구하는 방식을 먼저 물어야 합니다.

공증인이 만든 문서는 대상에 들어갑니다. 사서증서에 붙는 공적 기술서도 마찬가지입니다. 개인이 쓴 서류라도 공증을 거치면 길이 열립니다.

가입국이 아니면 다른 절차로 갑니다

상대 나라가 협약에 들어와 있지 않으면 아포스티유가 통하지 않습니다. 이때는 그 나라 공관을 거치는 영사확인 절차를 밟습니다.

어느 절차로 가나

이런 경우	이렇게 한다
상대국이 협약 가입국이다	아포스티유 하나로 끝난다
상대국이 가입국이 아니다	영사확인 절차로 간다
세관ㆍ무역 서류다	협약 대상이 아니니 제출처 기준을 먼저 묻는다
영사관이 발급한 서류다	협약 대상에서 빠진다

제출처에 보낼 때 쓰는 영어

가장 많이 막히는 순간은 무엇을 요구하는지 되묻는 자리입니다. 아래 문장을 그대로 붙여 쓰면 됩니다.

🗣 서류 담당자에게 그대로 쓰는 다섯 문장

무엇이 필요한지 확인	Do you require an apostille, or is a notarized copy enough? 두 유이리퀘어 언 어포스티유, 오어 이즈 어 노터라이즈드 카피 이너프
영문본이 필요한지	Should the document be issued in English, or is a translation acceptable? 슈드 더 다큐먼트 비 이슈드 인 잉글리시
유효 기간 확인	How recent does the document need to be? 하우 리슨트 더즈 더 다큐먼트 니드 투 비
발급 사실 확인 안내	The apostille number can be verified online. 디 어포스티유 넘버 캔 비 베리파이드 온라인
협약 밖 국가일 때	This country is not a party to the Hague Convention, so consular legalisation is required. 컨슐러 리걸라이제이션 이즈 리콰이어드

증명서에는 번호와 날짜, 서명자의 이름이 들어갑니다. 발급 기관이 이 내용을 등록부에 남기기 때문에 나중에 대조할 수 있습니다.

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이 글은 협약 원문을 근거로 절차의 범위를 정리한 정보이며 개별 서류의 수리 여부를 보장하지 않습니다. 요구 서류와 유효 기간은 제출처마다 다르므로, 준비 전에 제출처와 발급 기관의 안내를 함께 확인하세요.