‘견적서 영어로’ 쉽게 작성하고 싶다면? 이 가이드가 당신의 비즈니스 커뮤니케이션을 한 단계 업그레이드할 거예요!
이 글은 ‘견적서 영어로’ 작성해야 하는데 막막하게 느끼는 비즈니스 주인, 해외 거래를 준비하는 신입 사원, 또는 영어 문서 작성에 자신 없는 모든 이들을 위한 글입니다. 여기서 필요한 모든 팁을 찾아보세요.
1. 견적서 영어로: 필수 용어 정리
견적서를 영어로 작성할 때는 기본 용어부터 확실히 알고 있어야 합니다. ‘Estimate’와 ‘Quotation’은 견적서를 의미하는 가장 기본적인 단어입니다. 둘 다 사용되지만, ‘Quotation’은 구체적인 가격과 조건이 명시된 공식 문서를, ‘Estimate’는 대략적인 가격을 제시할 때 사용됩니다.
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- Invoice: [인보이스] – 지불 요청시 사용하는 문서
- Total Cost: [토탈 코스트] – 총 비용
- Validity: [밸리디티] – 유효 기간
- Terms and Conditions: [텀즈 앤 컨디션스] – 거래 조건
- Delivery Date: [딜리버리 데이트] – 납기일
이 용어들은 견적서를 작성하거나 검토할 때 자주 등장합니다. 각 용어를 정확히 이해하고 사용함으로써, 오해의 여지를 줄이고 명확한 의사소통을 할 수 있습니다.
2. 견적서 작성의 기초: 영어 문장 구성
견적서를 영어로 작성할 때는 명확하고 이해하기 쉬운 문장 구성이 중요합니다.
간결한 문장으로 필요한 정보를 전달해야 하며, 전문 용어 사용 시 그 의미를 명확히 해야 합니다. 예를 들어, “We hereby submit our quotation for…”는 견적서 제출을 시작하는 공식적인 표현입니다.
- “The total cost as per your request is…” [당신의 요청에 따른 총 비용은…] – 총 비용을 명시할 때 사용
- “This quotation is valid until…” [이 견적은 …까지 유효합니다] – 견적서의 유효 기간을 명시할 때 사용
- “Terms and conditions are as follows…” [거래 조건은 다음과 같습니다…] – 거래 조건을 명시할 때 사용
이러한 표현들을 활용하여 견적서의 각 섹션을 명확하게 구분하고, 받는 사람이 정보를 쉽게 이해하고 찾을 수 있도록 해야 합니다.
가능한 한 구체적인 정보를 제공하여 의문사항이 생기지 않도록 주의해야 합니다.
3. 실제 예시로 배우는 견적서 작성법
견적서 작성의 이론을 넘어 실제 예시를 통해 어떻게 영어로 견적서를 작성하는지 살펴보겠습니다.
컴퓨터 부품을 공급하는 회사로부터 견적 요청이 들어왔다고 가정해 봅시다.
견적서는 다음과 같은 형태로 작성될 수 있습니다:
To: XYZ Technologies From: ABC Electronics Date: September 20, 2024 Subject: Quotation for Computer Components Dear XYZ Technologies, We are pleased to submit our quotation for the computer components as requested. Below you will find a detailed list of the items along with their unit price and total cost. Item List: - 100 x RAM Modules - $50 each - Total: $5000 - 50 x SSD Drives - $100 each - Total: $5000 - 25 x Graphics Cards - $200 each - Total: $5000 Total Cost: $15000 Validity: This quotation is valid until October 20, 2024. Terms and Conditions: Payment terms are 30 days net. Delivery within 2 weeks upon order confirmation. We look forward to the opportunity to work with you. Sincerely, John Doe | Sales Manager ABC Electronics
이 예시는 견적서의 기본 구조를 보여줍니다.
각 섹션은 명확하게 구분되어 있으며, 모든 필수 정보를 포함하고 있습니다.
4. 견적서 영어 표현: 자주 발생하는 실수 피하기
견적서를 영어로 작성할 때 흔히 발생할 수 있는 실수 중 하나는 전문 용어의 오용입니다.
‘estimate’와 ‘quotation’의 차이를 명확히 이해하지 못하고 혼용하는 경우가 있습니다.
너무 많은 전문 용어를 사용해 받는 사람이 이해하기 어렵게 만드는 경우도 피해야 합니다.
- 명확하지 않은 유효 기간 설정
- 불명확한 거래 조건 명시
- 과도한 줄임말 사용
5. 결론: 전문성 높이는 견적서 영어 표현 팁
효과적인 견적서를 작성하기 위해서는 전문성을 높이는 표현을 사용하는 것이 중요합니다.
- 정확한 용어 사용: ‘Estimate’, ‘Quotation’, ‘Validity’ 등의 용어를 적절하게 사용하세요.
- 구체적이고 명확한 정보 제공: 가능한 모든 세부 사항을 명확히 하여 의문의 여지를 줄입니다.
- 직업적인 톤 유지: 견적서는 공식적인 문서이므로, 너무 친근하거나 구어적인 표현은 피하는 것이 좋습니다.
5-1. 번외편: ‘Estimate’, ‘Quotation’, ‘Validity’ 상세 설명
견적서 작성 시 자주 사용되는 ‘Estimate’, ‘Quotation’, ‘Validity’ 용어에 대해 더 깊이 이해할 필요가 있습니다.
이 세 용어는 견적서의 핵심 요소로, 각각의 의미와 사용 상황을 정확히 파악하는 것이 중요합니다.
‘Estimate’ 상세 설명
‘Estimate’는 고객의 요청에 기반하여 제공되는 대략적인 비용 계산을 의미합니다.
정확한 가격이 아니라 프로젝트의 복잡성, 필요한 자원, 시간 등을 고려한 근사치를 제공합니다.
‘Estimate’는 주로 프로젝트 초기 단계에서 요구되며, 최종 가격이 이와 다를 수 있음을 이해해야 합니다.
‘Quotation’ 상세 설명
‘Quotation’은 ‘Estimate’보다 더 공식적이고 구체적입니다.
공급자가 특정 서비스나 제품에 대해 확정된 가격과 조건을 명시한 문서를 말합니다.
‘Quotation’은 법적으로 구속력이 있으며, 양 당사자 간에 합의된 경우 변경될 수 없습니다.
‘Validity’ 상세 설명
‘Validity’는 견적서 또는 견적의 유효 기간을 나타냅니다.
이 기간 동안 제시된 조건과 가격이 유효하며, 이후에는 변경될 수 있습니다.
‘Validity’는 견적서를 받는 당사자가 결정을 내리기 위한 충분한 시간을 갖도록 하며,
시장 변동성이나 자원 가용성에 따른 비용 변화를 고려하는 데 중요한 역할을 합니다.
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